La reddition de comptes est une composante essentielle de la gestion des organismes à but non lucratif (OBNL). En tant que membres de la direction, vous êtes chargés de veiller à ce que l’organisation fonctionne de manière transparente, responsable et en conformité avec sa mission. Dans ce blog, nous allons examiner comment vous pouvez faciliter la reddition en mettant en place des pratiques de gestion efficaces.
1. Automatisez les processus financiers
Utilisez des logiciels de comptabilité et de gestion financière pour automatiser le suivi des transactions, la génération de rapports financiers et la gestion des budgets. Cela réduira la charge de travail administrative.
2. Utilisez des outils de gestion de projet
Pour les OBNL qui gèrent plusieurs projets, des outils de gestion de projet peuvent aider à suivre les activités, les budgets et les ressources associées à chaque projet. Ces outils facilitent la création de rapports sur l’état d’avancement. Si votre nombre de projets est plutôt limité (moins de 3), l’extension du plan comptable peut être satisfaisante, mais si le nombre de projets est plus volumineux, la comptabilité par projet est préférable. D’ailleurs la majorité des systèmes comptables offre des modules de comptabilité par projet.
3. Établissez des échéances régulières
Planifiez des échéances régulières pour la reddition de comptes, que ce soit mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Cela crée un rythme prévisible pour les rapports financiers et améliore leur préparation.
4. Simplifiez les rapports
Utilisez des modèles de rapports standardisés qui sont faciles à comprendre. Les rapports financiers ne doivent pas être excessivement complexes. Privilégiez la clarté et la pertinence. Le regroupement des comptes allège les différents rapports
5. Formez le personnel
Offrez une formation sur la reddition de comptes aux membres de votre équipe. Assurez-vous qu’ils comprennent les procédures et les attentes de vos bailleurs de fonds et de vos administrateurs en matière de reddition de comptes.
6. Utilisez des tableaux de bord financiers
Les tableaux de bord financiers simplifient la visualisation des données financières essentielles. Ils permettent aux dirigeants de prendre rapidement des décisions éclairées. Les mesures de la performance présentées doivent être les mêmes d’une période à l’autre, et tout changement devrait être expliqué
7. Impliquez toutes les parties prenantes
Assurez-vous que toutes les parties prenantes internes et externes comprennent les procédures de reddition de comptes et les données fournies. La communication est essentielle pour garantir la transparence.
8. Développez des modèles de rapport
Créez des modèles de rapport réutilisables pour des périodes similaires. En plus de vous faire gagner du temps lors de la préparation de rapports récurrents, cela facilitera l’analyse auprès des utilisateurs (Conseil d’administration et bailleurs de fonds).
9. Investissez dans la technologie
Si possible, investissez dans des systèmes de gestion financière et de reporting avancés qui peuvent simplifier le suivi financier et la reddition de comptes.
10. Simplifiez le processus de vérification
Si votre OBNL est soumise à des vérifications externes, collaborez étroitement avec les vérificateurs et fournissez-leur rapidement les informations demandées. Cela accélère le processus de vérification.
11. Documentez les procédures
Élaborez des documents décrivant les procédures de reddition de comptes, y compris les étapes à suivre et les responsabilités de chaque partie. Ces documents peuvent servir de référence à tout moment.
12. Favorisez une culture de transparence
Encouragez une culture organisationnelle de transparence, où la reddition de comptes est considérée comme une partie intégrante de la responsabilité de chacun.
En mettant en œuvre ces pratiques, vous pouvez simplifier la reddition de comptes au sein de votre OBNL, ce qui permettra de gagner du temps, de minimiser les erreurs, d’améliorer la transparence et de renforcer la confiance des parties prenantes dans l’organisation.
